Você abre o ClickUp pela primeira vez e se depara com uma enxurrada de opções: espaços, pastas, listas, status personalizados, campos customizados, automações, dashboards, metas. Dá vontade de fechar e voltar para o WhatsApp. A verdade é que o ClickUp foi construído para atender desde uma startup de dois amigos até uma multinacional com milhares de funcionários. Essa flexibilidade toda gera um problema real para quem só precisa organizar tarefas e projetos sem complicação.
A boa notícia: você não precisa usar 80% do que está ali. A má notícia: ninguém te avisa disso. Vou mostrar exatamente o que ignorar e o que configurar para começar a usar o ClickUp sem perder o juízo.
Por que o ClickUp parece tão complexo?
O ClickUp é um canivete suíço. Ele quer ser o sistema único para tudo: gestão de projetos, documentos, metas, RH, CRM, desenvolvimento de software. Cada funcionalidade foi criada para resolver um problema específico de algum segmento. O resultado é uma interface que oferece 50 jeitos de fazer a mesma coisa.
Para quem só precisa de uma ferramenta simples de tarefas, essa abundância vira ruído. Mas você pode ignorar quase tudo e focar no essencial.
O que ignorar no ClickUp (os 80% que você não precisa)
Comece desligando ou escondendo o que não vai usar. Vá em Configurações e desative:
- Metas (Goals): útil para OKRs, mas se você ainda não tem um sistema de metas, não comece por aqui. Use uma planilha ou o próprio papel.
- Documentos (Docs): o ClickUp tem editor de documentos, mas você pode continuar usando Google Docs ou Notion. Ignore.
- Whiteboards: quadro branco colaborativo. Legal, mas não essencial. Ignore.
- Dashboards: painéis com gráficos. Só use depois que seus processos estiverem rodando. Ignore no início.
- Automações: regras para mover tarefas automaticamente. Espere até sentir dor de repetição para ativar.
- Campos customizados: data de entrega, prioridade, orçamento. Use apenas os padrão (nome, descrição, status, responsável).
Se você seguir isso, a interface já fica mais limpa.
O que configurar (os 20% que resolvem seu dia a dia)
Você precisa de quatro coisas para começar: uma estrutura simples de projetos, listas de tarefas, status claros e uma forma de ver o que está atrasado.
1. Crie um único Espaço (Space) com o nome da sua empresa
Espaço é o nível mais alto. Não crie vários. Coloque tudo dentro de um espaço chamado “Operação” ou o nome da sua empresa. Dentro dele, crie pastas para áreas: Comercial, Operações, Financeiro, Projetos.
2. Use Listas, não pastas aninhadas
Dentro de cada pasta, crie listas. Exemplo: na pasta Comercial, crie listas como “Propostas em andamento”, “Clientes ativos”, “Tarefas internas”. Cada lista é um conjunto de tarefas. Não crie subpastas.
3. Defina 3 status por lista
Não invente 10 status. Use: A Fazer, Em Andamento, Concluído. Se precisar de um quarto, coloque Aguardando. Menos é mais.
4. Atribua responsáveis e datas de vencimento
Cada tarefa precisa de um dono e uma data. Sem isso, vira lista de desejos.
5. Use a visão “Lista” e ignore o resto
O ClickUp oferece visões como Quadro (Kanban), Calendário, Gantt. No começo, use apenas a visão Lista. Ela é a mais simples e direta.
Como evitar a tentação de configurar tudo
O maior erro é querer deixar o ClickUp perfeito antes de usar. Você vai passar horas configurando e nunca vai executar. A regra é: configure o mínimo para começar a usar hoje. Quando sentir que falta algo, adicione. Não antecipe dores.
Outra dica: bloqueie o acesso de outros membros às configurações. Se cada um criar seu próprio campo, vira bagunça. Defina um padrão e mantenha.
Perguntas frequentes sobre simplificar o ClickUp
Devo usar modelos prontos do ClickUp?
Sim, mas escolha os mais básicos. O template “Lista de tarefas simples” é melhor que o “Gestão de projetos avançada”. Evite modelos com muitos campos e automações.
E se minha equipe já usa outros status?
Combine um padrão mínimo. Se cada um usa um status diferente, a comunicação quebra. Defina 3-4 status universais e peça para todos seguirem.
Posso esconder funcionalidades que não uso?
Sim. Vá em Configurações > Recursos e desative o que não for usar. Isso reduz o menu lateral e a poluição visual.
