Você tem uma agência crescendo e sente que o caos está vencendo. Projetos que se perdem no WhatsApp, prazos que ninguém acompanha, tarefas que somem em planilhas. ClickUp pode resolver isso, mas só se você configurar do jeito certo.
ClickUp é uma plataforma de produtividade para agências
ClickUp é um software que organiza tarefas, projetos, documentos e metas em um só lugar. Para agências, ele substitui a bagunça de ferramentas soltas: e-mail para aprovação, WhatsApp para briefing, planilha para controle de horas. Tudo centralizado.
Diferente de ferramentas como Trello ou Asana, o ClickUp é mais flexível. Você pode adaptar ele ao seu processo, não o contrário. Mas essa flexibilidade tem um preço: se você não configurar com cuidado, vira uma bagunça organizada.
Por que agências precisam de uma ferramenta como ClickUp
Agências vivem de projetos. Cada cliente é um projeto diferente, com prazos, entregas e revisões. Sem um sistema, o que acontece?
- Briefings ficam soltos em e-mails ou mensagens.
- Prazos são anotados em post-it ou na cabeça do gestor.
- Ninguém sabe o status real de uma demanda.
- Reuniões viram atualização de tarefa, não decisão.
ClickUp resolve isso dando visibilidade. Você vê o que cada pessoa está fazendo, onde cada projeto está e o que está atrasado. Isso é controle.
Passo a passo: como configurar ClickUp para sua agência
Vou mostrar uma configuração prática, que funciona para a maioria das agências. Ajuste depois conforme seu caso.
1. Crie a estrutura de espaços e pastas
No ClickUp, a hierarquia é: Espaço > Pasta > Lista > Tarefa. Para agências, sugiro:
- Espaço “Agência” – com pastas como “Operações”, “Financeiro”, “RH”.
- Espaço “Clientes” – com uma pasta para cada cliente.
- Espaço “Pessoal” – para tarefas individuais de cada membro.
Dentro de cada pasta de cliente, crie listas padrão: “Demandas”, “Em andamento”, “Revisão”, “Concluído”. Isso já dá um fluxo visual.
2. Defina os status do fluxo de trabalho
Status são os estágios de uma tarefa. Para agências, um fluxo simples:
- A fazer
- Em andamento
- Em revisão
- Aprovado
- Concluído
Você pode adicionar “Aguardando cliente” ou “Pausado”. O importante é que todos usem os mesmos status.
3. Crie templates de tarefa
Evite recomeçar do zero toda vez. Crie templates para os tipos de trabalho mais comuns: “Criação de arte”, “Post para redes sociais”, “Produção de vídeo”. Cada template já vem com checklist, campos personalizados (ex: “Cliente”, “Prazo”, “Orçamento”) e descrição padrão.
4. Configure campos personalizados
Campos personalizados são essenciais para agências. Exemplos:
- Cliente (dropdown)
- Tipo de serviço (dropdown: design, redação, mídia)
- Prazo final (data)
- Orçamento estimado (número)
- Link do briefing (texto)
Isso permite filtrar e gerar relatórios sem esforço.
5. Use visões para diferentes necessidades
ClickUp tem vários modos de visualização. Use:
- Lista – para o dia a dia.
- Quadro (Kanban) – para ver o fluxo de tarefas.
- Calendário – para prazos e cronograma.
- Gantt – para projetos complexos com dependências.
Cada pessoa pode ter sua visão favorita, sem bagunçar a dos outros.
6. Automatize tarefas repetitivas
Automações economizam tempo. Exemplos:
- Quando uma tarefa for movida para “Concluído”, notificar o cliente automaticamente.
- Quando uma tarefa for criada, atribuir ao responsável da área.
- Quando o prazo estiver próximo, enviar lembrete.
Comece com poucas automações e vá aumentando conforme sentir necessidade.
7. Integre com outras ferramentas
ClickUp se conecta com Google Drive, Slack, Zoom, e mais. Integre o que sua agência já usa. Por exemplo: anexar arquivos do Drive diretamente nas tarefas, ou criar tarefas a partir de mensagens do Slack.
Erros comuns ao configurar ClickUp em agências
Alguns erros podem transformar a ferramenta em um peso morto.
- Excesso de personalização – comece simples. Depois de algumas semanas, ajuste.
- Falta de padrão – todos precisam usar os mesmos status e campos. Se cada um fizer de um jeito, não há visibilidade.
- Não treinar a equipe – sem treinamento, as pessoas voltam para o WhatsApp. Invista uma hora para mostrar o básico.
- Ignorar as permissões – defina quem pode ver o quê. Clientes não precisam ver tarefas internas.
Perguntas frequentes sobre ClickUp para agências
ClickUp é melhor que Trello ou Asana para agências?
Depende. ClickUp é mais flexível e tem mais funcionalidades nativas (documentos, metas, Gantt). Trello é mais simples, mas limitado. Asana é bom para projetos, mas menos customizável. Se sua agência precisa de uma ferramenta que cresça com você, ClickUp leva vantagem.
Quanto custa o ClickUp para agências?
ClickUp tem plano gratuito com funcionalidades básicas. Planos pagos (Unlimited, Business) custam a partir de US$ 7 por usuário/mês. Para agências, o plano Business ou Enterprise costuma valer a pena pelos recursos de automação e relatórios.
Preciso contratar um consultor para configurar?
Não. Com este guia, você consegue configurar sozinho. Mas se sua agência tiver mais de 20 pessoas ou processos muito complexos, um consultor pode acelerar a adoção.
