Você cria um projeto no ClickUp, configura listas, campos e responsáveis, e depois percebe que está repetindo o mesmo trabalho toda semana. A solução é usar templates de projeto no ClickUp para padronizar a execução e ganhar previsibilidade do status.
Abaixo vai um passo a passo prático para montar seus templates e deixar o time rodando sem improviso.
O que você deve definir antes de criar o template
Antes de clicar em qualquer menu, responda rápido: o que precisa ser igual em todo projeto?
- Estrutura: quais listas (ou estágios) sempre existem? Exemplo: Backlog, Em andamento, Aguardando, Concluído.
- Tipos de tarefas: o que vira tarefa em todo projeto? Exemplo: briefing, execução, revisão, entrega.
- Responsáveis: quem costuma ficar com cada etapa?
- Campos: quais informações você sempre precisa acompanhar? Exemplo: prioridade, cliente, prazo, valor, risco.
- Critérios de pronto: quando uma tarefa pode ser considerada concluída?
- Regras de fluxo: o que acontece quando entra em Aguardando ou quando muda de status?
Se você pular essa parte, o template vira só uma lista bonita. O problema é que ele não resolve a repetição real do seu dia a dia.
Passo a passo: criar um template de projeto no ClickUp
1) Monte um projeto “modelo”
Crie um projeto como se fosse começar um trabalho normal. Configure:
- As listas (ou estágios) com os mesmos nomes do seu fluxo.
- As tarefas padrão e sublistas que sempre se repetem.
- Os responsáveis e qualquer regra simples que você já usa.
O objetivo é deixar esse projeto modelo pronto para virar padrão.
2) Defina campos e informações que não podem faltar
Dentro do seu projeto modelo, ajuste os campos que você quer ver em todas as tarefas do mesmo tipo.
- Campos que ajudam a decidir: prioridade, status, risco.
- Campos que ajudam a acompanhar: prazo, responsável, cliente.
- Campos que evitam “tarefa perdida no WhatsApp”: motivo do bloqueio, próxima ação.
Se o time não preenche, o campo vira enfeite. Então escolha poucos campos e garanta uso.
3) Padronize tarefas e checklist do começo ao fim
Crie tarefas que representem o trabalho real. Se você sempre faz o mesmo checklist em entregas, use tarefas com subtarefas ou listas internas.
- Exemplo de tarefas padrão: Briefing, Plano de execução, Execução, Revisão, Entrega.
- Exemplo de “pronto”: a tarefa só fecha quando a entrega estiver anexada e o responsável confirmar.
Isso reduz o cenário em que alguém “acha que terminou” e o resto do time descobre na hora errada.
4) Transforme o projeto modelo em template
Com o projeto modelo configurado, você vai criar o template para reutilizar depois. O caminho exato pode variar conforme sua versão e permissões, mas a lógica é:
- Abra o projeto modelo.
- Procure a opção de criar ou salvar como template (geralmente dentro de menus do projeto ou área de templates).
- Confirme quais partes serão reaproveitadas: listas, tarefas, campos e configurações relevantes.
Se você não encontrar a opção, verifique permissões. Em alguns ambientes, só administradores conseguem criar templates.
Como usar o template sem bagunçar o padrão
O template serve para dar velocidade sem perder controle. Para isso funcionar, defina o que pode mudar e o que não pode.
- O que pode variar: prazos, responsáveis específicos, detalhes do cliente, prioridade.
- O que não pode variar: estrutura de listas, campos obrigatórios e tarefas essenciais.
Na criação de um novo projeto a partir do template, revise rapidamente:
- Se todas as listas estão no lugar.
- Se as tarefas padrão foram criadas.
- Se os campos essenciais aparecem.
- Se o responsável inicial está correto.
Checklist rápido para templates que realmente funcionam
Use este checklist antes de lançar o template para o time:
- O fluxo faz sentido para o tipo de projeto que você está padronizando.
- As tarefas padrão cobrem o trabalho real, sem etapas faltando.
- Campos essenciais estão definidos e não viraram um monte de campo opcional.
- Existe critério de pronto para reduzir retrabalho.
- O template economiza tempo em vez de criar mais ajuste manual.
Erros comuns ao configurar templates no ClickUp
- Template grande demais: se você coloca tudo, o time ignora. Comece com o mínimo que resolve a repetição.
- Campos sem uso: campos que ninguém preenche não ajudam. Remova o que não vira decisão.
- Listas com nomes confusos: se o time não entende em 5 segundos, vai virar “status criativo”.
- Sem responsável na largada: projeto sem dono vira reunião infinita e tarefa perdida.
- Template sem revisão: depois de 2 ou 3 usos, ajuste o que travou. Template bom evolui.
Como manter seus templates atualizados
Quando o negócio muda, o template também precisa mudar. Faça uma revisão simples:
- Após cada ciclo (ou a cada 2 a 3 projetos): o que deu trabalho que não estava no template?
- O que foi retrabalho: ajuste tarefas e critérios de pronto.
- O que faltou: adicione apenas o necessário para evitar improviso.
Regra prática: se uma mudança acontece mais de uma vez, ela merece virar padrão no template.
Próximo passo
Escolha um tipo de projeto que você repete com frequência e crie um template a partir de um projeto modelo já usado no dia a dia. Depois, compartilhe com o time com uma orientação direta: o que pode mudar e o que é padrão.
Se você quiser, me diga como é seu fluxo hoje (listas e etapas) e quais campos vocês acompanham. Eu te ajudo a transformar isso em um template enxuto e prático no ClickUp.
