Você já perdeu tempo movendo tarefa de coluna, avisando alguém no chat ou lembrando prazos manualmente? Isso é exatamente o que a automação no ClickUp elimina.
Automação no ClickUp é uma regra que executa ações automaticamente quando algo acontece. Por exemplo: quando uma tarefa muda de status, o ClickUp pode avisar o responsável, mover a tarefa para outra lista ou atualizar um campo. Tudo sem você fazer nada.
Por que usar automação no dia a dia?
Se sua equipe usa ClickUp, provavelmente ainda faz tarefas repetitivas que um robô poderia fazer. Coisas como:
- Mover tarefa para “Em andamento” quando alguém começa a trabalhar
- Notificar o revisor quando uma tarefa vai para “Pronto para revisão”
- Alterar o responsável automaticamente quando o prazo vence
Cada uma dessas ações toma segundos. Multiplicadas por dezenas de tarefas por dia, viram horas perdidas por semana. Automação resolve isso.
Tipos de automação disponíveis no ClickUp
O ClickUp oferece dois tipos principais:
Automações pré-prontas (ClickApps)
São regras simples que você ativa com um clique. Exemplos: “Quando o status mudar para concluído, marcar a tarefa como completa” ou “Quando uma tarefa for atribuída a alguém, enviar notificação”. Elas cobrem os casos mais comuns e não exigem configuração.
Automações personalizadas (Automations)
Você cria do zero, escolhendo gatilho, condição e ação. Por exemplo: “Quando o campo ‘Prioridade’ for alterado para ‘Alta’ e o status for ‘A fazer’, mover a tarefa para o topo da lista e atribuir ao gerente”. Essas são mais poderosas, mas exigem que você pense na lógica.
Passo a passo: crie sua primeira automação
Vamos criar uma automação simples: quando uma tarefa for movida para “Concluído”, enviar uma notificação para o criador da tarefa.
- Abra as configurações do espaço ou lista onde você quer a automação. Clique no menu de três pontos ao lado do nome do espaço ou lista e selecione “Automations”.
- Clique em “+ Add Automation”.
- Defina o gatilho: Escolha “Status” como gatilho e selecione “Concluído” como o status que ativa a regra.
- Adicione uma condição (opcional): Se quiser, pode restringir a automação a tarefas de um determinado tipo ou com um campo específico. Para este exemplo, deixe sem condição.
- Defina a ação: Escolha “Send notification” e selecione “Creator” como destinatário. Escreva a mensagem: “Sua tarefa foi concluída.”
- Salve a automação. Pronto. Agora, sempre que alguém marcar uma tarefa como concluída, o criador receberá uma notificação.
Teste movendo uma tarefa para “Concluído” e veja a notificação chegar.
Dicas para não errar na automação
- Comece simples. Escolha um processo repetitivo que você faz várias vezes ao dia. Automatize ele primeiro.
- Evite loops infinitos. Se uma automação altera um status que dispara outra automação, você pode criar um ciclo. O ClickUp tem proteções, mas é bom testar.
- Nomeie suas automações. Dê nomes claros como “Notificar criador ao concluir”. Facilita encontrar e editar depois.
- Revise periodicamente. Processos mudam. Uma automação que fazia sentido mês passado pode estar atrapalhando hoje.
Perguntas frequentes sobre automação no ClickUp
Preciso de um plano pago para usar automação?
Sim, automações personalizadas estão disponíveis nos planos Business e superiores. O plano Unlimited oferece apenas as automações pré-prontas (ClickApps).
Quantas automações posso criar?
Não há limite explícito, mas o desempenho pode ser afetado se você tiver centenas de regras complexas. O recomendado é manter entre 10 e 20 automações por espaço.
Automação funciona em tarefas já existentes?
Não. A automação só é acionada por mudanças que ocorrem após a criação da regra. Tarefas antigas não são afetadas.
