Se o seu time vive com leads no WhatsApp, planilhas soltas e “cada um atualiza quando dá”, você não precisa de um CRM complexo. Você precisa de um fluxo claro no Notion: onde o lead entra, quem é o responsável, qual é o próximo passo e como você enxerga o que está parado.
Neste guia, você vai montar um CRM simples no Notion com base em três blocos: banco de leads, pipeline por etapa e rotina de atualização. Sem firula.
O que um CRM simples no Notion precisa ter
Antes de criar páginas, alinhe o mínimo que precisa funcionar. Um CRM simples deve responder rápido:
- Quais leads estão na fila agora?
- Em que etapa cada lead está?
- Quem é o responsável?
- Qual é o próximo passo e quando vence?
- O que está parado há tempo demais?
Se você consegue isso, você já tem controle. O resto é ajuste.
Estrutura recomendada (sem exagero)
Monte seu CRM com 3 áreas:
- Leads: lista principal (um registro por lead)
- Pipeline: visão por etapas (para saber o que está andando)
- Atividades: próximos passos e prazos (para não virar “tarefa solta”)
Você pode fazer tudo no Notion com bancos de dados e propriedades. A ideia é que cada lead “puxe” as informações essenciais.
Passo a passo: criar o banco de leads
1) Crie um banco de dados “Leads”
No Notion, crie uma nova página e adicione um banco de dados do tipo tabela. Nomeie como Leads.
2) Configure as propriedades essenciais
Use propriedades que ajudem o time a decidir o que fazer em seguida. Um conjunto prático:
- Nome do lead (título)
- Empresa (texto)
- Canal (seleção: indicação, site, evento, inbound, outbound, etc.)
- Etapa (seleção ou status: ex. Novo, Contatado, Proposta, Negociação, Fechado)
- Responsável (pessoa)
- Próximo passo (texto curto)
- Vence em (data)
- Status do contato (seleção: sem resposta, respondeu, agendado)
- Valor estimado (número, se fizer sentido no seu negócio)
- Fonte do contato (texto ou link, se você tiver URL do formulário, e-mail, etc.)
Dica prática: mantenha poucas propriedades obrigatórias. O CRM quebra quando vira um formulário impossível de preencher.
3) Defina o que é “atualizado”
Inclua uma propriedade simples para o time não discutir opinião. Exemplo:
- Atualizado em (data)
Quando o responsável fizer um avanço real (ligou, respondeu, enviou proposta), ele atualiza a etapa, o próximo passo e essa data.
Passo a passo: montar o pipeline por etapas
1) Crie uma visualização do banco “Leads”
No mesmo banco, crie uma nova visualização. Nomeie como Pipeline.
2) Use o agrupamento por “Etapa”
Configure a visualização para agrupar as linhas por Etapa. Se você usa um formato tipo quadro (board), melhor ainda. Assim o time enxerga:
- o que está em cada fase
- onde travou
- quantos leads estão aguardando ação
3) Crie filtros para o que importa agora
Crie pelo menos duas visualizações filtradas:
- Minhas pendências: Responsável = você (ou “Responsável” = pessoa do filtro)
- Vencidos: Vence em < hoje e Etapa não é “Fechado”
Isso evita o cenário clássico: “a gente olha o CRM quando lembra”. Você força o foco.
Passo a passo: controlar próximos passos e prazos
O que faz um CRM funcionar não é a lista. É o próximo passo claro. Sem isso, vira arquivo.
Opção simples (recomendada): “Próximo passo” + “Vence em”
Você já criou essas propriedades no banco de Leads. Agora use uma regra operacional:
- todo lead deve ter um próximo passo
- todo próximo passo deve ter uma data de vencimento
Se não tiver, o lead entra em uma fila de “precisa de ação” na rotina.
Opção mais organizada: banco “Atividades” (se você tiver time maior)
Se seu time trabalha com várias tarefas por lead, crie um segundo banco chamado Atividades com:
- Tarefa (título)
- Lead (relação com o banco Leads)
- Responsável (pessoa)
- Data (data)
- Status (seleção: a fazer, em andamento, concluído)
Assim você separa o “estado do lead” do “estado das tarefas”. Só faça isso se fizer sentido para sua operação. Caso contrário, simplifique.
Como definir etapas sem virar bagunça
O pipeline precisa ser repetível. Use etapas que façam o time saber o que fazer em cada uma.
Exemplo de etapas que funcionam bem para muitos negócios:
- Novo: lead entrou e ainda não foi contatado
- Contatado: primeiro contato feito
- Qualificação: entendeu necessidade e contexto
- Proposta: proposta enviada
- Negociação: ajustes, prazos, condições
- Fechado: ganho ou perdido (você pode separar em duas seleções)
Se você tem um ciclo curto, reduza. Se é consultivo e longo, mantenha mais etapas. O critério é: cada etapa precisa gerar um próximo passo.
Rotina de uso: o que o time precisa fazer (na prática)
Sem rotina, o Notion vira “lugar bonito”. Defina um ritual curto e repetível.
Reunião rápida (15 a 30 minutos) 1 vez por semana
Agenda fixa. Objetivo: tirar travas e alinhar próximos passos.
- Comece pelos vencidos
- Depois, revise os leads na etapa Proposta e Negociação
- Feche com uma lista de ações: quem vai fazer o quê até quando
Atualização diária (5 minutos por responsável)
- Atualizou contato? Ajusta Etapa, Próximo passo e Vence em
- Sem avanço? Atualiza Próximo passo e a data do próximo contato
Esse detalhe evita o “CRM fantasma”: leads que parecem ativos, mas não têm ação marcada.
Como enxergar gargalos sem planilha infinita
Com o pipeline e os filtros, você consegue responder perguntas que importam para o dono e para a diretoria:
- Em qual etapa os leads ficam mais tempo?
- Quem está com mais vencidos?
- Quantos leads estão sem próximo passo?
Se você perceber repetição de travas, ajuste as etapas ou o que é exigido em cada uma. Não é “culpa do time”. É processo.
Checklist para não errar na montagem
- Você tem uma propriedade de etapa (e ela muda de verdade)
- Você tem um próximo passo por lead
- Você tem uma data de vencimento para o próximo passo
- Você tem responsável claro
- Você tem uma visão de vencidos
- O time sabe o que atualizar após cada contato
Erros comuns (e como corrigir rápido)
“Criamos o CRM, mas ninguém atualiza”
Geralmente é porque o preenchimento exige esforço demais ou não existe rotina. Reduza campos e crie a visualização de “vencidos” para dar urgência.
“Tem lead demais, mas não sei o que fazer agora”
O problema é falta de próximo passo e data. Sem isso, o CRM vira arquivo. Ajuste as propriedades e cobre a atualização do próximo passo.
“O pipeline não bate com a realidade”
Se a etapa não corresponde ao que acontece na prática, o time vai contornar. Refaça as etapas com base no seu fluxo real de vendas ou atendimento.
Próximo passo: comece com uma versão mínima
Para não travar na configuração, comece com o essencial: Leads com Etapa, Responsável, Próximo passo e Vence em, mais uma visão de Pipeline e uma visão de Vencidos.
Depois, conforme o time usar, você adiciona o que fizer falta. O objetivo é previsibilidade, não perfeição.
Se você quiser, me diga como é seu processo hoje (quantas etapas você usa, quem faz o contato e como o lead avança). Eu te ajudo a transformar isso no pipeline do seu CRM simples no Notion.
