Se você recebe pedidos de “um projeto rápido” toda semana, mas não consegue responder por que alguns entram e outros ficam para depois, o problema não é falta de esforço. É falta de critérios claros. Sem isso, o portfólio vira conversa, urgência e influência. Com critérios, você ganha previsibilidade e reduz retrabalho.
A seguir está um método prático para criar critérios para aceitar novos projetos internos e colocar isso para funcionar na rotina do seu time.
Defina o objetivo dos critérios (antes de listar requisitos)
Critérios não são uma lista bonita. Eles existem para resolver decisões repetitivas. Use uma frase curta para deixar isso explícito:
- “Aceitar projetos internos que gerem valor e sejam executáveis dentro da nossa capacidade.”
Depois, alinhe com a liderança o que você quer melhorar primeiro:
- Diminuir projetos que começam sem dono ou sem escopo.
- Parar de aceitar tudo e depois “corrigir na execução”.
- Ter um jeito consistente de priorizar quando chega mais demanda do que capacidade.
Escolha os critérios que realmente decidem (5 a 8 itens)
Para funcionar, os critérios precisam cobrir três coisas: valor, esforço e risco. Você pode usar de 5 a 8 critérios no total. Menos do que isso fica genérico. Mais do que isso vira burocracia.
1) Valor para o negócio (por que isso importa)
- Impacto em receita, custo, qualidade, tempo de ciclo ou atendimento.
- Quem se beneficia (área usuária) e como isso aparece na prática.
- Se existe um problema claro que o projeto resolve.
2) Urgência com base em fatos (não em pressão)
- Há prazo externo? (regulatório, cliente, fornecedor)
- Existe uma data que não pode ser ignorada?
- O que acontece se não fizer agora?
3) Capacidade e dependências (dá para executar?)
- Quem são os responsáveis e quais áreas precisam participar.
- Dependências de terceiros ou de sistemas estão mapeadas?
- O time tem disponibilidade real no período proposto?
4) Escopo e entregáveis (o que exatamente será entregue)
- O projeto tem entregáveis definidos (mesmo que iniciais)?
- Há critérios de “pronto” para cada entrega?
- O escopo está delimitado para evitar virar “tudo que vier”.
5) Risco e complexidade (o que pode travar)
- Quais são os principais riscos (técnicos, operacionais, pessoas)?
- O projeto exige mudanças grandes em processo ou comportamento?
- Existe histórico de falhas semelhantes?
6) Alinhamento com prioridades internas (não com preferências)
- O projeto contribui para metas do período (trimestre/semestre)?
- Existe coerência com outras iniciativas já em andamento?
- Não cria sobreposição desnecessária.
7) Sustentação e adoção (o que acontece depois)
- Quem vai usar e manter o que for entregue?
- Há plano de adoção mínimo (treinamento, comunicação, suporte)?
- O projeto termina com uso real, não só com entrega.
Transforme critérios em “passa ou não passa” para reduzir discussão
Além de critérios de avaliação, crie alguns gate (portões) que impedem projetos mal preparados de entrar. Isso corta conversa e protege o portfólio.
Exemplos de gate que funcionam bem:
- Sem dono definido: não entra.
- Sem entregáveis mínimos: não entra.
- Sem estimativa inicial de esforço: entra só após validação.
- Sem área usuária responsável: entra apenas com compromisso formal.
Você não precisa de perfeição. Precisa de responsabilidade clara.
Use uma escala simples para priorizar (quando tudo chega ao mesmo tempo)
Quando a demanda supera a capacidade, a conversa vira “eu acho”. Para evitar isso, use uma escala de pontuação. Você pode adotar, por exemplo, de 1 a 5 para cada critério.
Estrutura sugerida:
- Valor: 1 (baixo) a 5 (alto)
- Urgência com fatos: 1 (baixa) a 5 (alta)
- Capacidade e dependências: 1 (difícil) a 5 (fácil)
- Escopo e entregáveis: 1 (incerto) a 5 (bem definido)
- Risco/complexidade: 1 (alto) a 5 (baixo)
Depois, some ou cruze com um fator de capacidade. O ponto é: todo projeto passa pelo mesmo “olhar”.
Se você quiser manter ainda mais simples, use apenas 3 critérios para pontuar e os outros como gate. O importante é consistência.
Crie o formulário de entrada do projeto (para parar pedido “no WhatsApp”)
Se o pedido chega solto, você perde tempo tentando entender. O formulário resolve isso. Ele não precisa ser grande. Precisa ser suficiente para a triagem.
Campos mínimos recomendados:
- Problema que motivou o pedido (o que está ruim hoje)
- Proposta de entregáveis (o que será entregue)
- Área usuária (quem vai usar)
- Dono do projeto (responsável direto)
- Prazo desejado (com motivo)
- Dependências (pessoas, sistemas, terceiros)
- Estimativa inicial (faixa de esforço ou tempo)
- Critérios de sucesso (como saber que funcionou)
Sem isso, o projeto volta para refinamento. Não é punição. É proteção do seu tempo e do time.
Monte um processo de decisão com cadência fixa
Critérios sem processo viram documento. Defina uma rotina de triagem e aprovação.
Fluxo recomendado
- Triagem (validar gate): o que entra para avaliação e o que retorna.
- Avaliação (pontuação pelos critérios): valor, esforço, risco.
- Priorização (considerar capacidade): o que entra no portfólio.
- Kickoff (planejamento mínimo): escopo inicial, dono, entregáveis e marcos.
Cadência que evita acúmulo
- Uma reunião curta e fixa para avaliar novos pedidos.
- Revisão periódica do portfólio para evitar projetos “parados com status bonito”.
Se você não tiver cadência, o portfólio vira resposta a incêndio.
Como lidar com pedidos “estratégicos” que não vêm bem preparados
Vai acontecer. Alguém vai dizer que é estratégico, mas o pedido chega sem entregáveis, sem dono e sem clareza do problema. A regra precisa ser a mesma para todos.
Use um texto padrão para travar sem brigar:
“Se é estratégico, a gente consegue definir o entregável mínimo e o dono. Com isso, avaliamos os critérios e decidimos o timing.”
Você não está negando. Está pedindo o mínimo para decidir com responsabilidade.
Erros comuns ao criar critérios (e como evitar)
- Critérios demais: vira checklist que ninguém preenche direito. Use 5 a 8.
- Critérios sem gate: projetos ruins entram e consomem capacidade. Crie passas ou não passa.
- Sem escala: a priorização vira opinião. Use pontuação simples.
- Formulário inexistente: tudo vira conversa e retrabalho. Padronize a entrada.
- Decisão sem capacidade: o portfólio vira lista de desejos. Considere dependências e disponibilidade.
Checklist final para você implementar ainda este mês
- Definiu 5 a 8 critérios cobrindo valor, esforço e risco.
- Criou gates para impedir projetos sem dono, sem entregáveis e sem mínimo de estimativa.
- Montou um formulário de entrada com campos essenciais.
- Definiu uma cadência fixa de triagem e priorização.
- Adotou uma escala simples para pontuar e ordenar quando houver conflito de demanda.
Quando os critérios ficam claros, as conversas mudam. Você para de discutir “quem tem razão” e começa a discutir “qual projeto faz mais sentido agora”.
Modelo de critérios para copiar e adaptar
Se você quiser começar rápido, use este rascunho e ajuste ao seu contexto:
- Valor (1 a 5)
- Urgência com fatos (1 a 5)
- Capacidade e dependências (1 a 5)
- Escopo e entregáveis (1 a 5)
- Risco/complexidade (1 a 5)
Gates: dono definido, entregáveis mínimos definidos, área usuária responsável e estimativa inicial disponível.
