Se você já perdeu horas tentando descobrir em que pé está um projeto, o Asana resolve isso desde que seja configurado do jeito certo. A ideia aqui é simples: cada projeto precisa ter um lugar único para tarefas, responsáveis claros, prazos visíveis e um fluxo de status que não dependa de mensagens soltas no WhatsApp.
Neste guia, você vai ver como configurar o Asana para acompanhamento de projetos com um modelo prático, pronto para adaptar ao seu time. Inclui exemplos reais, dicas de automação e um checklist para aplicar hoje.
Defina como você quer acompanhar projetos (antes de mexer no Asana)
Antes de criar qualquer lista, responda três perguntas. Elas evitam o cenário comum: você cria páginas, mas ninguém usa porque não faz sentido para a rotina.
- Quais projetos precisam de acompanhamento? Todos, ou apenas os estratégicos? Se você acompanha tudo com o mesmo rigor, vira burocracia. Comece pelos projetos que impactam resultado.
- Qual nível de detalhe você precisa? Tarefas pequenas demais viram ruído; grandes demais viram atraso escondido. O ponto certo é aquele em que dá para saber se o trabalho andou ou travou.
- Como o status será comunicado? Por atualização no projeto, por marcos, por painel semanal ou por todos esses pontos? Defina isso antes de configurar, para não criar telas que ninguém olha.
Exemplo prático: se sua empresa tem um projeto de lançamento de site, você precisa acompanhar prazos de conteúdo, design e programação. O nível de detalhe ideal é por entrega (ex.: “página de vendas pronta”), não por microtarefa (ex.: “escolher cor do botão”).
Estruture o Asana com uma hierarquia que faça sentido
Uma configuração boa começa pela forma como você organiza. Use uma hierarquia simples para que qualquer pessoa entenda onde está cada coisa.
1) Crie um “espaço” ou organização por área (se fizer sentido)
Se sua empresa tem áreas claras (Operações, Comercial, Marketing, Projetos), separe por área. Se não tiver essa divisão, mantenha tudo em um único lugar e foque em padronizar projetos.
2) Use projetos como “unidade de acompanhamento”
Para cada projeto que precisa ser acompanhado, crie um projeto no Asana. Evite misturar vários projetos em uma única lista longa. Isso mata a visibilidade.
3) Padronize a nomenclatura
Um padrão simples reduz confusão. Exemplo de regra:
- [Cliente/Área] – [Projeto] – [Ano]
- ou [Projeto] – [Início (mês/ano)]
O importante é que todo mundo saiba onde olhar.
Crie um modelo de projeto para acompanhamento
O maior ganho vem de repetir um modelo. Assim, cada novo projeto começa certo, sem improviso.
1) Defina campos que viram “controle”, não burocracia
Dentro do projeto, use campos que respondem rapidamente:
- Responsável
- Prazo (ou data de entrega)
- Status (ex.: Não iniciado, Em andamento, Bloqueado, Concluído)
- Prioridade (se fizer sentido para seu time)
- Dependências (quando uma tarefa trava outra)
Se você criar campos demais, vira planilha. Comece pelo mínimo que dá previsibilidade.
2) Use seções para organizar o fluxo do trabalho
Se o seu projeto tem etapas, use seções. Isso facilita reunião e acompanhamento.
- Planejamento
- Execução
- Validação
- Entrega
Se seu projeto não tem etapas claras, use seções por status (Em andamento, Bloqueado, Concluído).
3) Crie tarefas com formato consistente
Tarefa boa é tarefa que alguém consegue executar sem adivinhar. Use um padrão de descrição:
- O que fazer
- Critério de pronto (como você sabe que acabou)
- Link do material (quando houver)
Exemplo simples de critério: “Entrega da versão revisada aprovada pelo responsável”.
Configurar o Asana para acompanhamento de projetos: prazos e responsáveis sem brechas
É aqui que muita empresa falha. Não adianta ter tarefas se o time não sabe quem responde e quando precisa acontecer.
1) Atribua responsáveis em toda tarefa relevante
Se uma tarefa não tem responsável, ela tende a virar “tarefa do grupo”. No Asana, deixe claro quem é dono do trabalho.
2) Use prazos para o que realmente importa
Coloque datas em tarefas que movimentam o projeto. Se tudo tiver prazo, ninguém enxerga o que está atrasado.
Uma regra prática: prazos em entregas e marcos. Detalhes podem seguir a lógica das seções e dependências.
3) Trate bloqueios como informação, não como desabafo
Quando algo travar, registre no Asana com:
- o que está bloqueado
- por que está bloqueado
- o que precisa para destravar
Isso evita reunião para “entender o que aconteceu”. Você já chega com o contexto.
Organize visualizações para o acompanhamento do dia a dia
Depois que o projeto está montado, você precisa de uma forma de enxergar rápido. No Asana, use visualizações para cada tipo de necessidade.
Visão do gerente: status e prazos
- Priorize uma visão que destaque status, responsável e prazo.
- Use filtros para ver apenas o que está em andamento ou bloqueado.
Visão do time: o que eu preciso fazer
- Garanta que cada pessoa veja suas tarefas atribuídas.
- Evite que o time tenha que “procurar” o que é dele dentro do projeto.
Visão de marcos: o que vai acontecer agora
Se seus projetos têm entregas importantes, crie tarefas que funcionem como marcos. Assim, o acompanhamento vira conversa sobre progresso real, não sobre atividade.
Defina o ritmo de atualização (para o Asana não virar arquivo)
O Asana só funciona se houver um hábito. Sem isso, você vai voltar para mensagens e planilhas.
Ritual mínimo semanal
- Todo responsável atualiza status e próximos passos das tarefas sob sua responsabilidade.
- O gestor verifica o que está bloqueado e o que está perto do prazo.
Regra simples para reuniões
Se uma reunião não gera decisão, ela vira ruído. Faça o seguinte:
- use o Asana como base
- na reunião, decida o destrave do que está bloqueado
- registre no Asana o que foi decidido (tarefa, responsável e prazo)
Integre o Asana ao fluxo do time sem duplicar trabalho
O erro mais comum é duplicar: a equipe registra no Asana e também mantém outra lista paralela em planilha ou chat. Escolha um “lugar da verdade”.
- Se o trabalho é gerenciado no Asana, evite planilhas paralelas para status.
- Use o chat para avisos rápidos, mas mantenha o status e decisões no Asana.
- Quando houver documento, linkue a referência na tarefa em vez de enviar arquivos por vários canais.
Use automação e modelos para acelerar a configuração
O Asana tem automações que reduzem trabalho manual. Você pode criar regras para:
- Mover tarefas automaticamente entre seções quando o status mudar.
- Atribuir responsáveis com base em campos personalizados.
- Notificar o time quando uma tarefa for concluída ou bloqueada.
Exemplo: se você tem uma seção “Em andamento” e uma tarefa é marcada como “Concluída”, a automação move para “Concluído” e avisa o gestor. Isso economiza minutos preciosos toda semana.
Além disso, use os modelos de projeto do Asana. Em vez de criar do zero, duplique um modelo existente com campos, seções e automações já configurados. Isso garante consistência entre projetos.
Checklist final para colocar o acompanhamento de projetos no trilho
- Cada projeto tem seu espaço próprio no Asana.
- Existe padrão de nome e de estrutura do projeto.
- Tarefas relevantes têm responsável.
- Prazos existem para entregas e marcos.
- Status e bloqueios são atualizados com informação objetiva.
- Há visualização para gerente e para o time.
- Existe um ritmo de atualização (mínimo semanal).
Erros comuns ao configurar o Asana (e como evitar)
- Criar projetos demais: se tudo vira projeto, nada vira prioridade. Comece pelos projetos que exigem acompanhamento. No Asana, você pode arquivar projetos antigos para reduzir ruído.
- Detalhar demais no início: primeiro garanta marcos, responsáveis e prazos. Depois refine tarefas. Use a visão de lista para simplificar.
- Não definir critério de pronto: tarefa vira “trabalho em aberto” e o projeto não anda. Escreva o critério na descrição da tarefa.
- Atualização opcional: se ninguém é cobrado por atualização, o status perde valor. Estabeleça uma regra: toda tarefa deve ter status atualizado até sexta-feira.
Próximo passo: adapte o modelo ao seu tipo de projeto
Escolha um projeto real que está em andamento. Monte o modelo no Asana, aplique em 1 semana e ajuste o que estiver confuso. O objetivo é que, ao olhar o projeto, você consiga responder em segundos: o que está andando, o que está travado e o que vence primeiro.
Para aprofundar, veja também como configurar o Asana para acompanhamento de projetos e como organizar processos internos na sua empresa. Se precisar de um guia mais amplo, confira as melhores práticas para gerenciamento de projetos.
Perguntas frequentes sobre configurar o Asana
Como criar um projeto no Asana?
No painel, clique em “+” e escolha “Novo projeto”. Dê um nome, selecione a visualização (lista, quadro, etc.) e adicione seções. Depois, convide a equipe e comece a criar tarefas. Use um modelo existente para acelerar.
Como definir responsáveis no Asana?
Dentro de cada tarefa, clique no campo “Responsável” e selecione a pessoa. Isso garante que cada tarefa tenha um dono claro. Para tarefas recorrentes, use a automação para atribuir automaticamente.
Como acompanhar o progresso de um projeto no Asana?
Use a visualização de lista ou quadro, com seções por status. Atualize o status das tarefas regularmente e use filtros para ver o que está em andamento ou bloqueado. Configure automações para mover tarefas automaticamente quando o status mudar.
