Você está no meio da obra, o escopo já mudou três vezes, o cliente pediu mais uma entrega e, quando você apresenta o aditivo, ele diz: “depois a gente acerta”. O problema é que depois nunca vem. O serviço precisa andar, o prazo aperta, e você fica com o custo extra no colo. Essa situação é mais comum do que parece. E, se não for tratada com método, vira prejuízo certo. Veja como agir sem quebrar o relacionamento nem queimar o caixa.
Entenda por que o cliente não aprova o aditivo
Na maioria dos casos, não é má-fé. O cliente pode estar sobrecarregado, com medo de estourar o orçamento dele ou simplesmente não entendeu o motivo do adicional. Antes de qualquer atitude, sente e pergunte: “O que está travando a aprovação?”. Muitas vezes a resposta é falta de clareza na sua proposta. Se o aditivo não detalha o que mudou, por que mudou e qual o impacto no prazo, o cliente hesita. Um aditivo bem escrito reduz a resistência.
Formalize por escrito antes de executar
Se o cliente insiste em seguir sem aprovação formal, registre isso. Envie um e-mail ou mensagem oficial resumindo a conversa: “Conforme alinhado, daremos sequência à entrega X enquanto o aditivo tramita internamente. Segue anexo o documento para aprovação.” Esse registro não substitui o aditivo assinado, mas cria um rastro documental. Em caso de disputa futura, você tem evidência de que o cliente autorizou a execução mesmo sem assinar.
Negocie um avanço parcial
Você pode propor uma autorização parcial: liberar apenas a primeira etapa do serviço adicional, enquanto o restante fica condicionado à aprovação do aditivo. Isso reduz o risco para os dois lados. O cliente vê que você está sendo flexível, e você não entrega tudo sem garantia. Exemplo: “Podemos iniciar a fundação essa semana, que é crítica para o cronograma, e o restante do escopo segue após a assinatura.”
Use gatilhos contratuais
Se o contrato prevê cláusula de reajuste ou de suspensão por falta de aprovação de aditivo, use-a. Mencione educadamente que, sem a aprovação, o cronograma original será mantido e o serviço adicional não será executado. Isso coloca a responsabilidade de volta no cliente. Não ameace. Apenas mostre a consequência objetiva: “Sem o aditivo, não consigo emitir ordem de serviço para a equipe. Se preferir, podemos manter o escopo original e ajustar o prazo.”
Saiba a hora de dizer não
Se o cliente repete esse comportamento, você está diante de um padrão. Nesse caso, pare. Explique que, para manter a qualidade e o controle financeiro, você precisa do documento assinado antes de executar. Empresas sérias entendem isso. Quem não entende provavelmente não é o cliente ideal. Dizer não no momento certo evita um prejuízo maior depois. Perder um contrato problemático às vezes é o melhor negócio.
Perguntas frequentes
Posso cobrar o serviço mesmo sem o aditivo assinado?
Depende da prova de que o cliente autorizou a execução. Se houver e-mails, mensagens ou testemunhas, é possível. Mas o ideal é nunca executar sem aprovação formal. O risco de inadimplência é alto.
O que fazer se o cliente se recusar a assinar depois de entregue?
Você tem duas opções: negociar um desconto para receber algo, ou acionar vias judiciais com base no registro de autorização. Avalie o custo da briga versus o valor devido.
Como evitar isso nos próximos contratos?
Inclua cláusula que condicione qualquer alteração de escopo à aprovação prévia por escrito. E treine sua equipe para nunca iniciar serviço adicional sem o documento assinado.
