Você já passou por isso: o time de TI recebe pedidos por e-mail, WhatsApp, planilha e até no corredor. Cada demanda entra de um jeito diferente. Ninguém sabe o status real. O desenvolvedor diz que está fazendo, o gestor acha que já entregou, e o usuário reclama que não foi atendido.
ClickUp resolve isso. Mas só se você configurar direito. Não adianta criar um quadro genérico e achar que o problema acabou. O segredo está em desenhar o fluxo do jeito que a sua TI realmente funciona.
Mapeie os tipos de demanda antes de criar o espaço
Antes de abrir o ClickUp, liste os tipos de pedido que chegam na TI. Os mais comuns são:
- Suporte (incidente ou problema)
- Solicitação de acesso ou permissão
- Melhoria ou evolução de sistema
- Projeto novo
- Manutenção corretiva
Para cada tipo, defina campos específicos. Exemplo: uma solicitação de acesso precisa de prazo de expiração e aprovação do gestor. Uma melhoria precisa de análise de impacto e prioridade de negócio.
Não invente 20 tipos. Comece com 3 ou 4 e ajuste depois. O importante é que cada demanda tenha um lugar certo para nascer.
Crie a estrutura de pastas e listas
No ClickUp, a hierarquia é: Espaço → Pasta → Lista → Tarefa. Para TI, sugiro:
- Espaço: TI
- Pastas: Suporte, Projetos, Acessos
- Listas: dentro de Suporte, crie listas por sistema ou área (Ex: ERP, CRM, Infraestrutura)
Isso evita que tudo vire uma sopa de tarefas. Cada lista tem seu próprio fluxo e responsável.
Configure status que reflitam o fluxo real
Status não são só “A fazer”, “Fazendo” e “Pronto”. Pense no caminho que a demanda percorre:
- Novo (chegou, ainda não foi visto)
- Triagem (analista avalia o que é)
- Em análise (técnico está investigando)
- Aguardando resposta (precisa de info do solicitante)
- Em desenvolvimento (para melhorias)
- Em teste
- Aguardando aprovação
- Concluído
- Cancelado
Use automações para mover tarefas automaticamente. Exemplo: quando o status mudar para “Aguardando resposta”, dispara um e-mail para o solicitante.
Defina campos personalizados essenciais
Campos personalizados são o que transforma o ClickUp de um quadro bonito em uma ferramenta de gestão. Crie pelo menos:
- Prioridade (Baixa, Média, Alta, Crítica)
- Tipo de demanda (dropdown com os tipos que você mapeou)
- Solicitante (texto ou link ao usuário)
- Área solicitante (dropdown: Financeiro, RH, Comercial etc.)
- Data desejada (data)
- Complexidade (P, M, G – para estimar esforço)
Com esses campos, você consegue filtrar, gerar relatórios e saber, por exemplo, quantas demandas críticas estão abertas para o Financeiro.
Crie formulários para entrada padronizada
O maior problema da gestão de demandas é a entrada desorganizada. ClickUp Forms resolve isso. Crie um formulário público (ou interno) com os campos essenciais:
- Título da demanda
- Descrição (com perguntas guia: O que precisa ser feito? Onde? Qual o impacto se não for feito?)
- Tipo de demanda
- Prioridade
- Anexos (prints, arquivos)
Quando o formulário for enviado, uma tarefa é criada automaticamente na lista correta. O solicitante recebe confirmação e pode acompanhar o status depois.
Configure automações para ganhar tempo
Automações eliminam retrabalho. Exemplos práticos:
- Ao criar tarefa via formulário, atribuir automaticamente ao analista de plantão.
- Se a tarefa ficar em “Aguardando resposta” por 3 dias, notificar o gestor.
- Ao marcar como “Concluído”, enviar pesquisa de satisfação.
- Mover tarefas para “Em teste” quando o desenvolvedor mudar o status.
Comece com duas ou três automações. Depois vá adicionando conforme o time se acostuma.
Use dashboards para visibilidade
De nada adianta ter tudo organizado se ninguém enxerga. Crie um dashboard executivo com:
- Demandas abertas por tipo
- Demandas por prioridade
- Tempo médio de atendimento
- Demandas concluídas nos últimos 30 dias
Compartilhe com a diretoria e com os solicitantes. Assim todo mundo vê que a TI tem método e entrega.
Revise e ajuste a cada mês
Nenhuma configuração é definitiva. Reúna o time uma vez por mês para ver o que está funcionando e o que precisa mudar. Talvez um status não faça sentido, ou um campo personalizado esteja sobrando. Ajuste rápido e segue.
Perguntas frequentes
Preciso contratar um consultor para configurar o ClickUp?
Não. Com este guia, você consegue montar a estrutura básica em algumas horas. Se o time for grande ou os processos muito complexos, vale a pena um profissional, mas para a maioria dos casos, você mesmo faz.
ClickUp substitui um sistema de help desk?
Depende. Para equipes de até 20 pessoas, ClickUp dá conta. Se você precisa de SLA rígido, fila automática por habilidade e relatórios complexos, um help desk dedicado pode ser melhor. Mas para gestão de demandas interna, ClickUp é suficiente.
Como convencer o time a usar?
Mostre o formulário: em vez de receber demanda por WhatsApp, o solicitante preenche o formulário e a tarefa já cai organizada. O time economiza tempo de perguntar “o que precisa?”. Mostre o dashboard: cada um vê suas tarefas e prazos. Comece com um piloto de 15 dias.
