Você fecha um projeto novo e, na mesma semana, precisa entregar algo para o cliente anterior. As demandas se misturam, prazos se cruzam e ninguém sabe ao certo o que está fazendo. Se isso parece familiar, você precisa de um sistema que separe os clientes sem perder a visão geral. O ClickUp resolve isso com uma estrutura simples: Spaces, Folders e Lists.
Organize cada cliente em um Space separado
Cada cliente vira um Space. Dentro dele, você cria as pastas (Folders) e listas (Lists) que aquele projeto exige. Assim, as informações de um cliente nunca invadem o espaço do outro. Você pode ter um Space chamado “Cliente A” e outro “Cliente B”, cada um com suas próprias tarefas, prazos e documentos.
Na prática: crie um Space para cada cliente ativo. Dentro, uma pasta para “Projetos” e outra para “Demandas recorrentes”. Em cada pasta, listas como “Em andamento”, “Pendente” e “Concluído”. Pronto, a casa está arrumada.
Tags ajudam a categorizar tarefas por tipo (urgente, revisão, aprovado). Campos personalizados guardam informações específicas de cada cliente, como número do contrato ou valor do projeto. Assim, você não precisa abrir cada tarefa para saber o básico.
Exemplo: crie um campo “Cliente” do tipo dropdown com os nomes. Depois, filtre o quadro geral por esse campo e veja só as tarefas daquele cliente. Ou use tags como “Faturamento” para localizar rapidamente o que precisa ser cobrado.
Crie um dashboard geral para acompanhar tudo
O pulo do gato está no Dashboard. Com ele, você junta indicadores de todos os Spaces em um só lugar. Adicione gráficos de tarefas por cliente, prazos vencidos e progresso dos projetos. Isso dá visibilidade sem precisar entrar em cada Space.
Monte um dashboard com: um gráfico de barras mostrando tarefas concluídas por cliente na semana, uma lista das 10 tarefas mais atrasadas e um calendário com os próximos marcos. Em cinco minutos você sabe onde a operação está.
Automatize lembretes e atualizações de status
Automações evitam que tarefas fiquem paradas. Configure regras como: quando uma tarefa for marcada como “Concluída”, mover para a lista “Aprovado” e notificar o responsável. Ou, se o prazo estourar, mudar a prioridade para alta e enviar um alerta.
Exemplo prático: toda segunda-feira, uma automação cria uma tarefa de “Check-in semanal” em cada Space de cliente. A equipe preenche o status e o gestor vê tudo no dashboard. Sem reunião inútil.
Compartilhe visões específicas com cada cliente
Você pode publicar uma visão (View) pública para o cliente acompanhar o andamento. Ele vê só o que você quer mostrar: tarefas, prazos e arquivos. Sem acesso ao resto da sua operação.
Basta criar uma visão de lista ou quadro, configurar os filtros para mostrar apenas o necessário e gerar um link público. Envie por e-mail e o cliente para de perguntar “como está o projeto?”.
Perguntas frequentes
Quantos clientes posso gerenciar no ClickUp?
Quantos você quiser. Cada Space é independente. O limite está no seu plano: o Free permite até 100 MB de armazenamento; planos pagos aumentam esse limite.
Preciso criar um Space para cada cliente mesmo?
Sim, é a forma mais limpa. Você pode usar pastas dentro de um único Space, mas a separação por Spaces evita confusão e facilita permissões.
Como evito que um cliente veja dados de outro?
Use permissões de Space. Cada membro da equipe pode ter acesso a Spaces específicos. Clientes só veem a visão pública que você compartilhou.
